Offertevraag en gunningscriteria

In het E-draaiboek Overheidsopdrachten (03/05/2016) staat letterlijk:

“In het licht van de transparantie en de gelijke behandeling kan de overheid slechts twee objectieve hoofdcriteria toepassen: de laagste prijs of het economisch voordeligste bod. 

De keuze tussen beide hoofdcriteria houdt duidelijk verband met de aard van het project en de opportuniteit van het in mededinging stellen van de kwaliteitsaspecten van de opdracht.
Zo zal de laagste prijs wellicht meer aangewezen zijn voor een project dat de overheid vooraf tot in het minste detail heeft uitgewerkt en waarbij de mededinging de facto gereduceerd is tot de prijs.
Het economisch voordeligste bod zal meer voor de hand liggen voor een project waarbij de overheid in min of meerdere mate een opening laat voor de eigen technische of kwalitatieve inbreng van de inschrijvers. Hier zullen, naast de prijs, ook andere gunningscriteria een rol spelen.”

Bij de meeste bouwprojecten hanteert men het criterium “laagste prijs”. Menig aannemer én jurist hebben zich gespecialiseerd in deze vorm van projectwerving. Letters op papier worden belangrijker dan de baksteen op de bouwplaats. Het bouwen verwordt tot een ronde “zwartepieten”. Wederzijds vertrouwen is ver te zoeken. Al jaren willen we met z’n allen een uitweg uit deze impasse want noch de opdrachtgever, noch de ontwerpers, noch de uitvoerders voelen zich er gelukkig bij. Bovendien hoort een dergelijke aanpak niet thuis in ons BIM tijdperk.

WAT BELET ONS OM MASSAAL OVER TE SCHAKELEN NAAR HET TWEEDE CRITERIUM ?

Het E-draaiboek Overheidsopdrachten (03/05/2016) gaat verder:

“In het geval van het economisch voordeligste bod wendt de overheid meerdere gunningscriteria aan. Het prijscriterium mag niet doorslaggevend zijn qua gewicht of belang omdat de gunning op basis van het economisch voordeligste bod haar doel zou missen.”

TRANSPARANTIE

Het eerste wat weggewerkt moet worden zijn de “indirecte kosten”.

Algemene uitvoeringskosten (AUK) worden best op eenzelfde manier behandeld als de eigenlijke productiekosten. Immers, de totale overslag[1] op de productiekost om tot een verkoopprijs te komen, bedraagt -wanneer er geen post voor werfinrichting is - 1,18 à 1,33. En zelfs met een expliciete post werfinrichting – waarop niemand zijn reële kost inschrijft want deze wordt door de andere partijen steevast als “te hoog” weggewimpeld – is er nog niets gezegd over de core business van de uitvoerder. Namelijk, hoe gaat hij het project organiseren om het binnen budget en tijd klaar te krijgen ?

De Nederlandse norm NEN 2699 Investerings- en exploitatiekosten van onroerende zaken - Begripsomschrijvingen en indeling (2017) biedt een uitweg.

Al vanaf niveau 2, clusters – m.a.w. al bij de strategische overweging om een project te starten – wordt de AUK apart behandeld. Bij een massastudie in fase 1 Preparation & Brief maakt men een raming op niveau 3, elementclusters, en daarin biedt de NEN 2699 via elementcluster B5A Diversen (detaillering in ontwerpfase) de mogelijkheid om een grof budget hiervoor apart te houden. Of men kan zelfs op dit niveau al uitgebreider werken om de kosten transparant en helder te houden nl.

  • B5B Algemene uitvoeringskosten (project)
  • B5C Coördinatiekosten nevenaannemers
  • B5D Algemene kosten / diversen
  • B5E Winst en risico (bouwbedrijf)

 

Deze fijnere optie dwingt het bouwteam om reeds van bij het begin na te denken over het feit of ze met één algemene aannemer en onderaannemers gaan werken of met meerdere nevenaannemers en de coördinatie voor eigen rekening gaan nemen.

Elementcluster B5D en B5E geven dan weer de mogelijkheid aan aannemers om te tonen hoe “lean” ze zijn (B5D) en om aan te geven wat voor hen een redelijke marge is (B5E).

Op het eind van fase 2 Concept Design gaat men het budget bepalen aan de hand van elementen en hierbij wordt elementcluster B5B AUK opgesplitst in volgende elementen:

  • B5B(1): aanleg [tp]
  • B5B(2): exploitatie [mnd]
  • B5B(3): opbraak [tp]

 

LESSONS LEARNED VAN AANBESTEDINGEN UIT DE OUDE DOOS

Jaren geleden was het gangbaar om in aanbestedingsprocedures met luiken te werken:

  • Luik A: hierbij moet de inschrijvende aannemer de aangereikte hoeveelheden uit de samenvattende meetstaat behouden. Vernieuwend hierbij is dat er een uitvoeringstermijn opgegeven wordt die in luik A gerespecteerd moet worden. 

  • Luik B tem D: de aannemer controleert de aangereikte hoeveelheden. Hoeveelheden die afwijken worden in deze luiken opgesomd met vermelding van het nummer van de betrokken component.
    • Luik B betreft hoeveelheden in min[2]
    • Luik C betreft hoeveelheden in meer[3]
    • Luik D betreft leemtes.[4]

 

Een gewoonte die misschien wel hersteld moet worden om vergelijkingen eenvoudiger te maken, zeker wanneer men zijn offertevraag lanceert na fase 3 developed design waarbij men de begroting opmaakt o.b.v. componenten.

INBRENG KNOWHOW VAN DE INSCHRIJVENDE AANNEMER

Om de inschrijvende aannemer de kans te geven zijn know how te tonen, wordt een luik E ingevoerd waar vrije varianten in ondergebracht kunnen worden.

Middels een uitgekiende uitvoeringsplanning kan de inschrijvende aannemer zijn organisatietalent laten zien. Een kortere uitvoeringstermijn vertaalt zich immers direct op transparante wijze in een lagere kostprijs via de, in luik A reeds opgegeven, prijs per maand m.b.t. element B5B(2): exploitatie.

Voor andere vrije variantes, worden best die componenten aangeduid die én zwaar doorwegen op het budget én waarvan tijdens de ontwerpfase de minste know how inzake uitvoering voor handen was.

In alle gevallen dient elke vrije variant gepaard te gaan met een gedetailleerde beschrijving, technische fiches en andere relevante documentatie. Een belangrijk item is dat ook de impact op de andere componenten gedetailleerd beschreven én becijferd wordt.

GUNNINGSCRITERIA

Het E-draaiboek Overheidsopdrachten (03/05/2016) stelt duidelijk dat je aan de prijs een gewicht van maximum 50 punten mag geven.

De inschrijvende aannemer met de laagste prijs krijgt de maximale score.
Zijn prijs wordt als referentiepunt genomen en aan de hand daarvan worden de andere offertes beoordeeld volgens de regel van drie: punten offerte X = 50 * prijs laagste offerte / prijs offerte X

Naast de prijs is ook het plan van aanpak belangrijk. Dit wordt bijgevolg gequoteerd op minimum 50 punten en is als volgt onderverdeeld:

  • De gehanteerde uitvoeringsmethode en -planning (bv. 20 punten)
    • De evaluatie van de technische waarde van het aangeboden voorstel gebeurt op basis van de informatie en de garanties die door de inschrijver geboden worden bij de aangeboden uitvoeringsmethode.
    • De inschrijver dient een werkplan met fasering van de werkmethode voor te leggen, grafisch voorgesteld in werkbare dagen, met duidelijke indeling en opeenvolging van de onderscheiden werkzaamheden van de aanneming en met alle inlichtingen vereist om een volledig inzicht te bezorgen aan de aanbestedende overheid.
    • Deze planning dient voldoende gedetailleerd te zijn om de goede vooruitgang van de werken te kunnen controleren. De uitvoeringsplanning van de inschrijver wordt mede beoordeeld op de haalbaarheid van de voorgestelde planning. Bovendien dient de aannemer ook in zijn offerte zijn timing en planning op te geven voor de periode voorafgaand aan de start der werken, dus opgave van de voorbereidingstijd nodig vanaf de bestelbrief tot de effectieve aanvang der werken.
    • De inschrijver geeft aan wat de meerwaarde is van de manier waarop hij de werken aanpakt.
    • De aanbestedende overheid ziet deze planning als een resultaatsverbintenis.
    • De inschrijver dient bij de opmaak van zijn planning rekening te houden met bijzondere voorwaarden en uitvoeringsmoeilijkheden van welke aard ook.

  • Het veiligheids- en gezondheidsplan (bv. 10 punten)
    Er wordt een globale beoordeling gemaakt van de door de inschrijver voorgestelde maatregelen voor de implementatie van het veiligheids- en gezondheidsplan op basis van de conformiteit met de regelgeving, de kwaliteit en doeltreffendheid ervan.

  • De projectomkadering (bv. 10 punten)
    De kwaliteit van het voorgestelde projectteam met CV’s (max. 2 A4’s/persoon) voor de leiding van de uitvoering van de werken, met name diegene die het project organisatorisch en technisch zullen leiden.

  • Bouwmaterialen variantes (bv. 10 punten)
    Een technische beschrijving van de te gebruiken materialen met afmetingen, gewicht, … Dit omvat o.a., maar niet limitatief:
    • de technische kenmerken van te gebruiken materialen;
    • garanties inzake levensduur en kwaliteit van het materiaal;
    • een gedetailleerde beschrijving en schets of documentatie van de opgegeven materialen/items alsook de nodige documentatie afkomstig van de relevante leveranciers omtrent de voorgeschreven uitvoeringsmethodes;
    • onderhoudsvriendelijkheid.

 

Op basis van de afweging van al deze criteria, rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, wordt de opdracht gegund aan de offerte welke volgens deze afweging de meeste punten krijgt en dus het voordeligst is. 

 

De tijdswinst die gerealiseerd wordt door, op het einde van fase 3 Developed Design, een componenten meetstaat o.b.v. kostenkengetallen van vorige projecten in te vullen, wordt nu gespendeerd aan het etaleren van kennis. Men wint dan misschien netto geen tijd voor het opmaken van een offerte maar wanneer een werk op deze manier binnengehaald wordt, zal het ongetwijfeld leiden tot minder communicatieproblemen, minder juridisch gehakketak en dalende faalkosten.

 

 

[1] Werfinrichting, Algemene Uitvoeringskost (AUK,) Algemene Kosten (AK) en Winst- en Risicopercentage (W/R)

[2] Bij de vergelijking van de inschrijvende aannemers worden hoeveelheden in min enkel in de meetstaat van de betrokken inschrijver verwerkt.

[3] Bij de vergelijking van de inschrijvende aannemers worden hoeveelheden in meer in de meetstaat van alle inschrijvers verwerkt.

[4] Als één inschrijver terecht een leemte signaleert maar de andere inschrijvers deden dit niet, dan wordt volgende berekening toegepast: S = (L * Y) / X met
S = het bedrag van de ontbrekende post
L = het eventueel door het bestuur verbeterde bedrag voor de ontbrekende post in de samenvattende meetstaat van de inschrijver die op de leemte heeft gewezen
X = het totale bedrag van de samenvattende meetstaat van deze inschrijver zonder de leemte
Y = het totale bedrag van de samenvattende meetstaat van de inschrijver die de leemte meldde


Comments