BIM in 12 stappen

Het buzzwoord "BIM" zit tussen de oren. Het vergt vooral een grondige mentaliteitswijziging om de innovatieve software tot zijn volle recht te laten komen. Bij de vervangingsnieuwbouw van AZ St Maarten in Mechelen zijn we daar al een hele tijd achter gekomen. Dankzij dit traject kon BouwData© in een 12 stappenplan voor budget beheer en time management gegoten worden.

STAP 1: maak een project guideline

De project guideline is bedoeld om alle betrokken partijen op één lijn te krijgen. Sleutelwoorden hierbij zijn discipline, transparantie en verantwoordelijkheid. Het document omvat de kerngegevens van het project (bv. referentie nulpunt, referentiepeil, ...), de coördinaten van de betrokken partners, het vergaderschema en te hanteren definities, workflows en templates. Dit is best een lijvig en levend document maar zeer waardevol om communicatieproblemen te vermijden. Het te hanteren motto is: "één keypartner kan de verantwoordelijkheid dragen maar het is steeds "wij" die een probleem hebben."

STAP 2: gebruik groupware

Het gebruik van groupware of een sharepoint is een strikte voorwaarde. Enkel op deze manier beschikt iedereen steeds over de meest recente documenten. En om te vermijden dat het een vuilbak wordt, richt je dit best in o.b.v. kolom A van de tabel 4 van de BB-SfB. Niet 100% praktisch maar toch een zeer goede kapstok om van te vertrekken. Ook belangrijk is dat de kosten én het beheer gedragen worden door de (gedelegeerd) bouwheer.

STAP 3: de actieve bouwheer

De bouwheer dient een actieve partner te zijn ! Wenst hij/zij dat niet, stel dan een gedelegeerd bouwheer aan. "Bouwheer" is enkelvoud maar eigenlijk is dit een hele ploeg mensen die volgende taken ter harte nemen:
- preventieve ontmijnen van conflicten zodat er een open communicatiecultuur ontstaat zonder tussenkomst van juristen
- controle van de planning ON SITE
- controle van de kwaliteit i.f.v. de exploitatie ON SITE
- beheer van de groupware
- budgetcontrole inclusief het opmaken van de vorderingen voor alle partijen
De ploeg dient dan ook kaas gegeten te hebben van minzaam leiderschap, facility management, verslaggeving en administratief & financieel beheer.
Doelstelling van deze ploeg is om de ontwerpers en aannemers zich te laten concentreren op hun core business.

STAP 4: objectieve verslaggeving

Om dit te garanderen, is het de (gedelegeerd) bouwheer die alle verslagen maakt. Dit wordt best in Excel gedaan zodat er vlot gefilterd kan worden om informatie terug te vinden. Bv. per nevenaannemer, per ontwerpdiscipline, per trefwoord, per vergadering, per status, per fase, ... of t.b.v. een combinatie ervan.

STAP 5: een strikt vergaderschema

Tijd is schaars en wordt best nuttig besteed. Een algemene vergadering met iedereen rond de tafel is haalbaar voor woningbouw maar wordt al vlug onrendabel bij grotere projecten. Daarom best volgende opdeling:
- werfvergadering: op te splitsen per nevenaanneming. Handelt over budget en detailplanning.
---> Voorzitter: de (gedelegeerd) bouwheer
---> Verslaggeving: de (gedelegeerd) bouwheer
---> Genodigden: de betrokken ontwerpers en nevenaannemer
- technische vergadering (rapportage als bijlage aan werfverslag): op te splitsen per ontwerpdiscipline. 
---> Voorzitter: de betrokken ontwerper
---> Verslaggeving: de (gedelegeerd) bouwheer
---> Genodigden: de betrokken aannemers en facility manager
- coördinatievergadering (rapportage als bijlage aan werfverslag)
---> Voorzitter: de (gedelegeerd) bouwheer
---> Verslaggeving: de (gedelegeerd) bouwheer
---> Genodigden: alle ontwerpers en planningscoördinatoren van alle nevenaannemers
- veiligheidsvergadering (rapportage als bijlage aan werfverslag)
---> Voorzitter: de veiligheidscoördinator
---> Verslaggeving: de (gedelegeerd) bouwheer
---> Genodigden: alle nevenaannemers

STAP 6: de meetstaten

In België is het de gewoonte dat deze opgemaakt worden door de ontwerpers. In een ideale wereld werken ze allemaal volgens de NEN 2699 (2013) Investerings- en exploitatiekosten van onroerende zaken - begripsomschrijvingen en indelingen, aangevuld conform tabel  BB-SfB (Plus) (1990/2008) - m.a.w. de object code van BouwData©. Is dit geen haalbare kaart dan dient de (gedelegeerd) bouwheer de aangeleverde meetstaten aan deze norm te linken zodat er voor het volledige project één geheel ontstaat waaruit kostenkengetallen inzake LCC gegenereerd kunnen worden.
Vermoedelijke hoeveelheden zijn ten alle tijde te vermijden gezien ze enerzijds leiden tot slordigheid bij het ontwerp en anderzijds een ongeleid projectiel zijn bij het budgetbeheer.

STAP 7: de werkgehelen

Daar waar de meetstaten top-down opgebouwd worden, worden werkgehelen bottom-up opgesteld. Eigenlijk is dit niets anders dan de werkvoorbereiding die iedere aannemer intern doet. Alleen wordt gevraagd om dit op te hangen aan de STABU bestekssystematiek om ook hier voor het hele project één set te krijgen waar mee gewerkt kan worden.
Elk contract met een onderaannemer is minstens één werkgeheel. Zaken die met eigen arbeiders uitgevoerd worden, worden best gebundeld i.f.v. de ploegen die on site de werken gaan uitvoeren.
O.b.v. de werkgehelen maakt elke nevenaannemer een FINANCIELE PROGNOSE door:
- aan elk werkgeheel de bijhorende posten uit de meetstaten van de ontwerpers te koppelen. Het kan voorkomen dat posten verdeeld worden over meerdere werkgehelen wanneer men bv. in fasen werkt.
- voor elk werkgeheel wordt de startdatum en uitvoeringstermijn in werkbare dagen ingeschat
Opgelet: de koppeling tussen meetstaten en werkgehelen kan dus een "many to many" zijn wanneer er meerdere ontwerpbureaus en nevenaannemers betrokken partij zijn.

STAP 8: de planning

Iedere nevenaannemer maakt enerzijds bij de start der werken een masterplanning voor zijn volledige aanneming en anderzijds een detailplanning voor de eerstvolgende maand. Beiden worden uiteraard opgesteld a.d.h.v. de werkgehelen. De detailplanning wordt om de twee weken bijgewerkt.
Iedere nevenaannemer stelt een planningscoördinator aan die hij afvaardigt naar de coördinatievergadering. Alle planningscoördinatoren samen schuiven hun masterplanning in elkaar - vandaar het belang dat iedereen de STABU als kapstok neemt - tot één geconsolideerde masterplanning voor het volledige project. Ervaring leert dat deze regelmatig bijgewerkt moet worden i.f.v. voortschrijdend inzicht.

STAP 9: het dagboek der werken

Dit is een document dat op iedere werf ingevuld wordt maar verder nergens gebruikt wordt. Gezien hier zo veel nuttige informatie instaat, benut BouwData© dit document ten volle.
Hierbij een opsomming van de zaken die dagelijks genoteerd moeten worden: datum en aard van de dag (arbeid, collectief verlof, feestdag), weergesteldheid, begin- en eindtijd van de werken, per onderaannemer / ploeg het aantal arbeiders én aan welk werkgeheel gewerkt werd, aangeleverd materiaal en ingezet materieel, uitgevoerde proeven, werfbezoeken en onverwachte gebeurtenissen.
Gezien het zo een belangrijk document is, wordt het best ook steeds als bijlage aan het werfverslag gevoegd.

STAP 10: de vorderingen

Zo lang een werkgeheel niet in het dagboek der werken opgenomen is, mag de nevenaannemer, o.b.v. voortschrijdend inzicht, wijzigingen aanbrengen aan de samenstelling inzake posten uit de meetstaten van de ontwerpers, de startdatum en het aantal werkbare dagen. De vorderingen zelf worden opgesteld door de (gedelegeerd) bouwheer a.d.h.v. het dagboek der werken bv. op maandelijkse basis.
Een voorbeeld: werkgeheel A zal uitgevoerd worden in 50 werkbare dagen bij een totaalprijs van € 1.000.000. Gemiddeld is dus de waarde van één werkbare dag voor dit werkgeheel € 20.000. Men spreekt bv. af dat de betalingen stoppen bij 95% van de termijn. Het restant vormt dan een waarborg voor het repareren van slecht werk. Stel dat in de eerste maand in het dagboek der werken voor dit werkgeheel 17 werkbare dagen ingetekend staan, dan zal de (gedelegeerd) bouwheer 17x € 20.000 in rekening brengen. Als dit voor de volgende maand 18 werkbare dagen is, zal dit 18x € 20.000 zijn. De daaropvolgende maand staan er bv. 18 werkbare dagen gemeld doch bij 12 is de 95% grens bereikt en wordt slechts 12x € 20.000 in rekening gebracht. Wanneer, m.b.t. dit werkgeheel, alle technische problemen opgelost zijn, het as built dossier in orde is, de nodige proefrapporten & testen OK zijn en alle verrekeningen verwerkt zijn, kan de resterende 5% alsook de bijhorende verrekeningen betaald worden.
Wanneer de vooropgestelde termijn overschreden wordt, heeft de (gedelegeerd) bouwheer eigenlijk te vlug betaald. Om dit visueel duidelijk te maken, wordt per nevenaannemer een grafiek bijgehouden met daarin:
- een rode lijn conform de financiële prognose
- een blauwe lijn conform de detailplanningen en correcties n.a.v. voortschrijdend inzicht
- een groene lijn conform de realiteit genoteerd in het dagboek der werken
Dit blijkt voor alle partijen een zeer handige barometer te zijn.

STAP 11: wijzigingen

Het is een illusie om te denken dat een bouwproject gerealiseerd wordt zonder wijzigingen. Om ook hier klaarheid te behouden, werkt men best met drie types:
- type A: correcties inzake vermoedelijk hoeveelheden
- type B: faalkosten
- type C: wijzigingen gevraagd door de (gedelegeerd) bouwheer
Zéér belangrijk is om elk VERMOEDEN van wijziging ogenblikkelijk in de werfvergadering te melden en daar een uniek ticketnummer aan toe te kennen.
Gemakkelijkheidshalve maakt de nevenaannemer zijn verrekening op per ticketnummer. Het is aan de (gedelegeerd) bouwheer om dit te linken aan de werkgehelen enerzijds en via de meetstaten van de ontwerper aan de NEN 2699 anderzijds. Immers, enkel op deze manier ontstaan er reële kostenkengetallen inzake LCC.

STAP 12: het as built dossier

Wanneer een werkgeheel on site uitgevoerd is, dient zo vlug mogelijk het bijhorend deel van het as built dossier in orde gemaakt te worden. Belangrijk is ook om zo vlug mogelijk alle functionele testen van de technische installatie uit te voeren. Het as built BIM model moet volgende zaken omvatten:
- geometrie conform uitvoering
- materiaalaanduidingen conform uitvoering
- vloer- en terreinoppervlaktes conform de NBN EN 15221-6 (2011) facility management deel 6 metingen van oppervlakte en ruimte, bij voorkeur uitgebreid met de gebruiksfuncties gemeld in het Bouwbesluit
- de hoeveelheden om kostenkengetallen conform de diverse niveaus van de NEN 2699 (2013) Investerings- en exploitatiekosten van onroerende zaken - begripsomschrijvingen en indelingen te bepalen
- linken naar technische fiches
- componentenlijst t.b.v. onderhoud

M.a.w. met gezond boerenverstand en véél goede wil, komt men dus al een heel eind !

Van bovenstaande bestaat ook een presentatie met enkele bijhorende grafieken en schema's ter verduidelijking. Deze is gratis verkrijgbaar via een simpele mail naar info [at] bouwdata [dot] net